PRESSE OG MEDIER - PlusPlanner - Overblik giver øget trivsel

Fredag d. 1. juni 2012

 

Af Helle Sydendal
Det første man lægger mærke til, når man træder ind i Plejehjemmet Akaciegården på Frederiksberg i København, er den afslappede stemning og de smilende ansatte, der giver sig tid til at hilse.
Planlægning og strukturering har givet tid, trivsel og overskud i hverdagen - og med trivsel og overskud er der kommet et øget engagement blandt personalet. Et engagement der giver sig udtryk i en synlig arbejdsglæde og en lyst til at komme med forslag til forbedringer - og ikke mindst et væsentligt lavere sygefravær.

 

Det grønne hjørne
Det ene hjørne af kontoret på Hyacintgangen lyser op i lysegrønne nuancer. Der hænger PlusPlanneren, som er et planlægningsværktøj målrettet plejecentre, og det er den, der er udgangspunktet for al planlægning af vagter og arbejdsgange i afdelingen. Her kan medarbejderne let se, hvem der er på vagt, hvornår de møder og hvilke opgaver, der skal udføres.

Det er to år siden, at Akaciegården begyndte at indføre Plustids Lean koncept for ældre. I den periode har afdelingen sammen med Plustids konsulent Tom Sander Klan grundigt gennemgået og effektiviseret mange arbejdsgange med henblik på at få et bedre arbejdsmiljø og mere tid beboerne. Et af værktøjerne er PlusPlanneren, der kort fortalt er en stor magnettavle med sider for alle ugens dage.

 

                   "Vi har jo næsten ikke noget sygefravær mere - vi er nede på 2 %.
                                                   Sidste år lå vi omkring 7 %".
                                             - Afdelingsleder Marianne Nevers

 

Mindre sygefravær
Marianne Nevers, der er afdelingsleder for Hyacintgangen, er ikke i tvivl om, at afdelingen med indførsel af Lean har fået et rigtig godt arbejdsmiljø. Der er kommet en ro over hverdagen, der smitter af på de ansattes arbejdsglæde. Lean har nemlig ikke til formål at spare på personalet, men derimod at udnytte ressourcerne bedre og at frigive tid til at give en rigtig god pleje og sommetider gøre noget ekstra for beboerne i hverdagen. Det bedste er, at der er blevet overskud til nærvær med beboerne, og at det har givet et markant større engagement blandt de ansatte. Når medarbejderne går glade hjem og føler, at de har gjort et godt job, får de en indre energi, der også giver overskud hjemme.

- Bare det, at kunne give sig tid til at sidde ned og se på gamle billeder med beboerne - mange har jo nogle ekstremt spændende livshistorier. Vi har jo næsten ingen sygefravær mere - vi er nede på 2 %. Sidste år lå vi omkring 7 %, fortæller en tilfreds afdelingsleder.

 

Det vigtigste for afdelingsleder Marianne Nevers er, at både beboerne og personalet trives godt.

 

Der kommer ikke flere penge
- Det lave sygefravær og hele den positive udvikling, vi har været igennem, skyldes ikke, at vi er meget dygtigere og bedre end andre. Vi har opnået dette, fordi vi har haft de rigtige redskaber, fastslår Marianne Nevers.
Da Akaciegårdens ledelse besluttede at indføre Lean, skete det i erkendelse af, at der ikke kommer flere ressourcer til plejeområdet i fremtiden - derfor gælder det om, at udnytte de ressourcer man har bedst muligt:

 

- Vi får jo ikke flere ressourcer end dem, vi har. Derfor må vi simpelthen bruge de ressourcer, vi har, så godt som muligt. Og arbejdsopgaverne bliver ikke lettere i fremtiden - man kan ikke bare læne sig tilbage og håbe på, at det bliver bedre af sig selv.

 

Alle opgaver bliver sat under de ansattes navne. Når medarbejderen møder ind, kan hun selv sætte opgaverne ud for et tidpunkt - og samtidig vurdere, hvor lang tid opgaven må tage. For en afløser er det rigtig nemt at se, hvilke opgaver der er planlagt - de skal selv blot sætte tider på opgaverne.

  

Samtidig var Marianne Nevers grundigt træt af det, hun selv kalder "seddeltyranniet" - altså den situation hvor personalet hver morgen skrev sedler om dagens gøremål.

Det var som regel den første, der mødte ind, der planlagde dagen. Men der var mange andre, der også havde en mening om, hvordan dagen skulle planlægges, så det kunne godt være årsag til irritation, forklarer hun. Alt blev skrevet på sedler, som let blev væk.

- Når vi holdt møder, ringede telefonen hele tiden. Så var det frisøren, der spurgte efter fru Nielsen, der ikke var kommet til tiden, eller ergoterapien der manglede hr. Hansen. Det virkede utrolig kaotisk i mit hoved, og det var samtidig også kaotisk og stressende for medarbejderne, husker Marianne Nevers.

- Når man mødte om morgenen, vidste man jo ikke, om der var syge eller om der er en, der havde brug for at afspadsere en dag.  Jeg følte ikke, at jeg havde et ordentligt overblik over, hvad folk lavede, og hvordan ressourcerne blev brugt. Som leder skal jeg vide, om vi nu får gjort de ting vi skal - også i forhold til kvalitetsstandarderne.

PlusPlanneren
- Jeg havde en lang snak med Tom Sander Kierstein fra Plustid om, hvordan vi kunne gribe det an på en god måde, og hvordan vi kunne planlægge mere end én dag af gangen. Målet er gennem planlægning at kunne skabe overblik over de mange opgaver både internt på afdelingen og eksternt - f.eks. tid hos frisøren, ergoterapien, fodplejen osv. Overblikket skal samtidig sikre, at alle opgaverne bliver tildelt en ansat, og at alle ved, hvem der gør hvad, forklarer Marianne Nevers.

 

Resultatet blev PlusPlanneren. Nu hænger den på kontoret og her planlægges alle opgaver en uge frem. Man kan se, hvornår personalet møder, hvem og hvor mange der er på arbejde og dermed tage stilling til, hvor lang tid en opgave må tage. Hvis der er en god normering den pågældende dag, kan man jo vælge at bruge ekstra lang tid på en grundig vask og pleje.

Det går på skift mellem personalet at sætte opgaverne på tavlen og dele dem ud til personalet. Men det er altid den enkelte medarbejder selv, der planlægger, hvordan hun vil planlægge sin dag, og hvornår opgaverne skal udføres.

 

Der er en brik til hver opgave, og det er let at overskue, da det det hele er gjort meget visuelt. For eksempel vises medicin med en "pille".

 

 

 

Visuelt
- man behøver ikke læse
PlusPlanneren er helt bevidst ikke en computer, men en magnettavle. Hver dag har sin egen side, hver medarbejder har sit eget felt, og hver opgave har sin egen brik.

 

Brikkerne har en bestemt farve eller et symbol, så man hurtigt kan se, hvad en opgave drejer sig om.

 

- Vi har 23 nationaliteter her på stedet, og det er ikke alle, der læser og skriver dansk lige godt. Det her er meget lettere at håndtere for medarbejdere med meget forskellige baggrunde

 

- også den del af personalet, der ikke er så stærke til at læse og skrive dansk, fortæller Marianne Nevers.

 

- Farverne og symbolerne er virkelig med til at gøre det nemt at få et hurtigt overblik. Når den gule farve sidder på tavlen, kan personalet hurtigt se, at her skal man være ekstra opmærksom og måske tjekke en ekstra gang. Den gule farve kender alle inden for plejesektoren, fortæller Marianne Nevers. Alle ved, at det betyder, at her skal gives ekstra opmærksomhed - f.eks. på grund af en infektion eller fordi en beboer ligger for døden.
Medicin vises selvfølgelig som en "pille", mens fysioterapi er en "vægtstang". Der er selvfølgelig også blevet lavet en brik med et flag til at markere fødselsdage.
- Det er så vigtigt at huske beboernes fødselsdage, det er noget, som vi prioriterer, siger Marianne Nevers.

 

 

Når medarbejderen møder på arbejde, er det let at se, hvilke opgaver, der skal udføres, da alle opgaverne er sat på med en brik. Medarbejderen planlægger selv, hvornår opgaverne skal gøres, ved at flytte rundt på brikkerne og tildele alle opgaver et tidspunkt.

 

Dette visuelle system er langt hurtigere for alle at overskue end et system i en computer. Og så hænger det på væggen, så man kan hurtigt kaste et blik på det, når man går forbi.

Højere fremmødeprocent - ting glemmes ikke længere

 

Også eksternt i huset er det blevet bemærket, at der er kommet mere styr på tingene.
- Efter vi har indført PlusPlanneren har vi fra vore eksterne samarbejdspartnere, f.eks. frisøren, lægen og ergoterapeuten, fået at vide, at fremmødeprocenten er blevet meget højere, smiler Marianne Nevers. - Vi glemmer simpelthen ikke så ofte at passe de aftaler, beboerne har.

Derfor bliver hun sjældent forstyrret. Personalet ved, hvad de skal gøre.
- Det har givet mig, som leder, tid til at gøre flere af de ting, jeg rigtig gerne vil. Det er for eksempel at have fokus på, at afdelingen virker hjemmelig og indbydende for beboerne og deres pårørende. Men jeg kan også hurtigt svare, hvis en pårørende spørger, hvem der har haft med deres mor at gøre i dag. Det tager kun et hurtigt kig på PlusPlaneren at se, hvad der er blevet gjort, og hvem der har stået for det, siger Marianne Nevers.

Øjenåbner

 

Udover PlusPlanneren har også Leans oprydning og strukturering af arbejdsgangene givet meget mere ro i hverdagen på Akaciegården. Så Lean kommer virkelig både personale og beboerne til gode, konkluderer afdelingslederen. Men hun erkender også, at Lean ikke kommer af sig selv.
- Lean er ikke bare noget, man bare selv laver. Tom Sander Kierstein fra Plustid har været en kæmpe støtte. Han kommer jo udefra, og han har ofte set ting og løsninger, som vi ikke selv har været opmærksomme på i hverdagen, siger afdelingslederen og indrømmer, at nye ting tager tid. Det har også taget tid at få personalet til at tro på, at det virker.
- Personalet har måttet vænne sig til de nye arbejdsgange. Det kan virke utrygt at skulle planlægge sin egen tid, men det har været en øjenåbner for folk. De har set hvor meget tid, de har fået foræret, og nu jonglerer de alle rundt med brikkerne, fortæller Marianne Nevers glad. - Vi har fået mere "guldtid", som vi kalder det, når vi har tid til at give beboerne lidt ekstra. Der er for eksempel mange af damerne, der gerne vil have lakeret negle og sat hår, eller der er en, der gerne vil ud at købe blomster til altankassen.

 

Bedre møder og god dokumentation
Personalemøderne på Hyacintgangen er også blevet bedre. Inden Lean holdt sit indtog, var "opfyldning på stuerne" altid et emne, der tog meget tid på møderne.
- Det fungerede bare ikke. Personalet kom ofte til at mangle noget, som de så måtte løbe efter. Det var spild af tid, og beboerne kunne blive utrygge, hvis de skulle lades alene tilbage. Men efter vi har indført Lean, står det emne aldrig på dagsordnen mere. Der er altid fyldt op. Der er et system, der bare kører, og folk tager ansvar for det, siger Marianne Nevers. Derfor er der tid at tage mange andre emner op på personalemøderne.
Men PlusPlanneren har også medvirket til, at afdelingen har fået meget lettere ved at dokumentere arbejdet over for kommunen.
- Vi skal jo dokumentere alt, og vi får hurtigt vores dokumentation i orden ved blot at tage et billede af planneren hver dag og arkivere det. Det viser alt - hvad der er blevet lavet, hvor lang tid, der er blevet brugt, og hvem der har udført arbejdet.
- Lean har ført meget godt med sig, og for mig har det hele tiden været vigtigst, at jeg kunne mærke at beboerne og de ansatte virker glade og tilfredse, slutter Marianne Nevers.

- Gæster udefra bliver meget interesserede, når de ser vores arbejdsredskaber, siger Marianne Nevers.